Czas pracy na umowie zlecenie – przepisy i dobre praktyki

Umowa zlecenie kusi elastycznością, ale brak sztywnych ram godzinowych rodzi wiele pytań. Zleceniodawcy zastanawiają się, jak uniknąć ryzyka przekwalifikowania umowy na etat, a zleceniobiorcy – jak prawidłowo rozliczać swoje godziny. Prawidłowe rozumienie zasad, jakimi rządzi się czas pracy na umowie zlecenie, jest ważne dla obu stron. Dowiedz się, jak prowadzić ewidencję i na co uważać.

Jakie znaczenie ma czas pracy na umowie zlecenie?

Umowę zlecenie, w przeciwieństwie do umowy o pracę, regulują przepisy Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy. Ta fundamentalna różnica sprawia, że pojęcie „czasu pracy” nabiera tu zupełnie innego wymiaru. Nie ma mowy o sztywnych ramach godzinowych czy podporządkowaniu pracodawcy. Najważniejsza jest swoboda i samodzielność zleceniobiorcy w realizacji powierzonych zadań.

Ta elastyczność ma jednak swoje granice. Gdy współpraca zaczyna przypominać stosunek pracy – na przykład przez narzucone miejsce i godziny, obowiązek osobistego świadczenia usług czy wykonywanie poleceń przełożonego – pojawia się ryzyko jej przekwalifikowania. Wówczas Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) lub sąd mogą uznać, że w rzeczywistości jest to umowa o pracę, co grozi zleceniodawcy poważnymi konsekwencjami, w tym koniecznością wypłaty zaległych świadczeń.

Czy są limity godzin na umowie zlecenie?

Jedno z najczęstszych pytań dotyczy tego, ile godzin na umowie zlecenie można legalnie przepracować. Odpowiedź jest prosta: przepisy Kodeksu cywilnego nie narzucają w tej kwestii żadnych górnych limitów. W przeciwieństwie do umowy o pracę, z jej dobowymi i tygodniowymi normami, czas pracy na zleceniu pozostaje elastyczny i zależy wyłącznie od ustaleń między stronami.

Strony mogą jednak samodzielnie określić w umowie pewne ramy – na przykład maksymalną miesięczną liczbę godzin. Taki zapis wprowadza przewidywalność i ułatwia rozliczenia. Co w sytuacji, gdy ustalony limit zostanie przekroczony? Wówczas zleceniobiorca powinien poinformować o tym zleceniodawcę, aby wspólnie mogli uzgodnić dalsze działania.

Normy 8h/40h jako punkt odniesienia

Choć sztywne normy czasu pracy – 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 tygodniowo – pochodzą z Kodeksu pracy i nie obowiązują przy zleceniu, często stają się praktycznym punktem odniesienia. Pomagają w planowaniu zadań i chronią przed nadmiernym obciążeniem zleceniobiorcy. Traktowanie ich jako wskazówki, a nie twardego wymogu, jest też działaniem prewencyjnym, które zmniejsza ryzyko uznania współpracy za stosunek pracy.

Kiedy grafiki wskazują na stosunek pracy?

Szczególną ostrożność warto zachować przy tworzeniu harmonogramów. Grafik pracy na umowie zlecenie, który narzuca stałe, nieelastyczne godziny i miejsce wykonywania zadań, to jeden z głównych sygnałów alarmowych wskazujących na stosunek pracy.

Jeśli zleceniobiorca nie ma wpływu na swój harmonogram i musi być w pełni dyspozycyjny w terminach odgórnie ustalonych przez zleceniodawcę, granica między zleceniem a etatem niebezpiecznie się zaciera. Aby tego uniknąć, harmonogramy powinny powstawać w wyniku dialogu, na podstawie deklarowanej dostępności zleceniobiorcy, a nie być wynikiem jednostronnych poleceń.

Ewidencja czasu pracy na umowie zlecenie

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy na umowie zlecenie wynika wprost z przepisów o minimalnej stawce godzinowej. Jej głównym celem jest udokumentowanie, że wynagrodzenie za każdą godzinę nie jest niższe od ustawowego minimum. Do ewidencji może służyć:

• dokument papierowy,
• plik w arkuszu kalkulacyjnym (np. Excel),
• dedykowany system elektroniczny.

Trzeba pamiętać, że brak ewidencji to poważne uchybienie, za które Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć dotkliwe kary finansowe (od 1000 do nawet 30 000 zł grzywny).

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Aby ewidencja czasu pracy na umowie zlecenie była prawidłowa, powinna zawierać kilka elementów. W przeciwieństwie do skomplikowanej ewidencji dla pracowników etatowych, w tym przypadku wystarczy absolutne minimum formalności. Najważniejsze, by dokument jednoznacznie wskazywał liczbę godzin poświęconych na realizację zlecenia w danym miesiącu.

Podstawowa ewidencja powinna obejmować:

• oznaczenie miesiąca i roku, którego dotyczy;
• wyszczególnienie każdego dnia, w którym wykonywano zlecenie;
• dokładną liczbę godzin przepracowanych w danym dniu;
• miesięczne podsumowanie łącznej liczby godzin;
• podpis zleceniobiorcy potwierdzający zgodność danych.

Warto przy tym pamiętać, że ewidencjonowanie elementów typowych dla stosunku pracy (takich jak godziny nocne, nadgodziny czy dyżury) może zwiększać ryzyko przekwalifikowania umowy.

Formy potwierdzania godzin – pisemna i elektroniczna

Przepisy nie narzucają jednej, konkretnej formy prowadzenia ewidencji, dając stronom swobodę w wyborze najwygodniejszego dla nich rozwiązania. Do najpopularniejszych opcji należą comiesięczne karty ewidencji, arkusze kalkulacyjne lub dedykowane aplikacje do RCP (rejestracji czasu pracy), które zyskują na popularności ze względu na wygodę i automatyzację.

Minimalna stawka godzinowa i jej rozliczanie na zleceniu

Podstawową zasadą regulującą umowy zlecenia jest gwarancja minimalnego wynagrodzenia za godzinę pracy. Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie jest co roku waloryzowana i w 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto.

Co istotne, jej wysokość musi być respektowana niezależnie od formy rozliczenia – czy to stawką godzinową, czy ryczałtem miesięcznym. Przy ryczałcie zasada jest prosta: po zakończeniu miesiąca kwotę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę przepracowanych godzin. Wynik nie może być niższy od obowiązującej stawki minimalnej. Jeśli okaże się niższy, zleceniobiorca ma prawo domagać się wyrównania.

Jak obliczyć wynagrodzenie godzinowe?

Przy rzetelnej ewidencji rozliczanie godzin na zleceniu jest bardzo proste. Aby sprawdzić, czy wynagrodzenie spełnia ustawowe wymogi, wystarczy podzielić całkowitą kwotę wynagrodzenia brutto przez liczbę godzin z danego miesiąca. Otrzymany wynik to faktyczna stawka godzinowa – musi być ona równa lub wyższa od obowiązującego minimum. Przykład? Jeśli zleceniobiorca zarobił 3500 zł brutto i przepracował 100 godzin, jego realna stawka wynosi 35 zł/h.

Dobre praktyki dotyczące czasu pracy na zleceniu

Prawidłowe zarządzanie czasem pracy na umowie zlecenie pozwala uniknąć problemów prawnych, jednocześnie wspierając budowanie partnerskich relacji ze zleceniobiorcami. Fundamentem powinno być elastyczne podejście. Zamiast narzucać sztywny grafik, warto tworzyć go na podstawie deklarowanej dyspozycyjności zleceniobiorcy. Niezbędna jest także transparentna ewidencja czasu pracy, akceptowana przez obie strony, która gwarantuje uczciwe rozliczenie. W umowie warto zawrzeć zapisy dotyczące ram czasowych współpracy oraz procedury ich zmiany.

Jak sporządzić przejrzysty grafik dla zleceniobiorcy?

Najpierw zapytaj zleceniobiorcę o jego preferowane terminy i dostępność. Postarajcie się zaplanować działania z wyprzedzeniem, np. na 4–6 tygodni, co daje obu stronom poczucie stabilności. Grafik powinien jasno określać dni i orientacyjną liczbę godzin, ale z zastrzeżeniem, że mogą one ulec zmianie po wspólnym uzgodnieniu.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy i archiwizacja

Cyfryzacja procesów kadrowych nie omija umów zlecenia, a elektroniczna ewidencja czasu pracy staje się standardem. Dedykowane systemy, takie jak inEwi, mają wiele zalet:

• eliminują ryzyko błędów ludzkich;
• pozwalają na śledzenie obecności w czasie rzeczywistym;
• umożliwiają generowanie automatycznych raportów;
• zapewniają bezpieczną archiwizację danych w chmurze;
• gwarantują szybki dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca, co jest nieocenione podczas kontroli.

Systemy ewidencji i automatyzacja

Nowoczesne systemy do ewidencji czasu pracy często oferują integrację z programami kadrowo-płacowymi. Umożliwia to automatyzację, która znacząco usprawnia proces rozliczeń. Dane o godzinach trafiają wprost do systemu płacowego, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych i minimalizuje ryzyko kosztownych pomyłek. Dzięki synchronizacji grafików i wniosków menedżerowie oraz dział kadr mają stały dostęp do aktualnych danych, co ułatwia planowanie i kontrolę kosztów.

Przechowywanie dokumentów przez 3 lata

Niezależnie od formy ewidencji – papierowej czy elektronicznej – na zleceniodawcy spoczywa prawny obowiązek jej przechowywania. Zgodnie z przepisami, dokumenty te muszą być archiwizowane przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. To ważny wymóg, który umożliwia weryfikację przestrzegania przepisów o minimalnej stawce godzinowej. Co więcej, bezpieczna archiwizacja chroni firmę przed karami i stanowi cenny materiał dowodowy w razie ewentualnych sporów.