materiały partnera
Jasne zasady związane z finansami firmy, zwłaszcza w kontekście wydatków na utrzymanie służbowych samochodów, nie tylko pozwala lepiej kontrolować budżet, ale też buduje zaufanie na linii pracownik – pracodawca. Sprawdź, co możesz tutaj zrobić.
Przede wszystkim każdy pracownik, który otrzyma służbowy samochód, powinien mieć jasną informację, jakie transakcje może pokrywać karta flotowa, a jakie nie mogą być przez nią regulowane. Już na samym początku powinno też być ustalone, czy z firmowego pojazdu można korzystać wyłącznie do spraw służbowych, czy w jakimś zakresie może go wykorzystywać również przy prywatnych podróżach.
Warto wyrobić kartę paliwową, nawet jeśli posiadasz tylko jeden samochód, ponieważ dzięki niej masz w jednym miejscu wszystkie wydatki ponoszone na stacji paliw. W Panelu klienta łatwo sprawdzisz, jak często pojawiają się rozliczenia za paliwo, na jakich stacjach dokonywane są zakupy i jakie są to kwoty, dzięki czemu zyskasz możliwość porównania tych informacji ze spalaniem samochodu. Co więcej, możesz też liczyć na różnego rodzaju rabaty, co także pomoże ograniczyć koszty związane z prowadzeniem firmy.
Łatwiej będzie Ci kontrolować firmowe wydatki, jeśli wszystkie faktury w możliwie, jak najkrótszym czasie, będą rejestrowane w systemie, tak abyś na bieżąco mógł sprawdzać budżet. Dlatego zastanów się, czy nie wprowadzić elektronicznego obiegu dokumentów, który nie tylko uchroni je przed zagubieniem, ale również pozwoli na szybszą ich weryfikację.
Warto także pomyśleć o uproszczeniu poszczególnych usług i jeśli możesz u jednego operatora, nie tylko otrzymać karty paliwowe, ale również rozliczać opłaty drogowe w Polsce i Europie, warto z tego skorzystać. Wówczas nie tylko wszystkie transakcje związane z prowadzeniem floty będziesz miał w jednym miejscu, ale także mniejsze będą koszty związane z posiadaniem takiej usługi.
Jeśli chcesz mieć pewność, że finanse w Twojej firmie są odpowiednio prowadzone, pamiętaj, aby co jakiś czas przeprowadzić audyty, które będą pozwalały na skontrolowanie wszystkich dokumentów. Dzięki temu szybko wykryte zostaną ewentualne nieprawidłowości, a co się z tym wiąże, będziecie mogli poszukać innych rozwiązań, które będą miały poprawić transparentność wydatków.
Warto też korzystać z usług platform, takich jak np. E100.eu, które nie tylko pozwolą na bezgotówkowe transakcje za paliwo i to bez konieczności odchodzenia od samochodu z towarem, co zwiększy bezpieczeństwo przewozu. Będziesz mógł też kontrolować limity wydawane na paliwo, rezerwować miejsca parkingowe czy uzyskać wsparcie w razie problemów na trasie.
Co więcej, znajdziesz tutaj również pomoc w odzyskiwaniu VAT zapłaconego poza granicami kraju, jak również możliwość skorzystania z faktoringu. Ta ostatnia usługa polega na przekazaniu takiej firmie faktur, które jeszcze czekają na opłacenie przez klienta i uzyskaniu za nie należnej gotówki. Dzięki temu łatwiej zostanie utrzymana płynność finansowa firmy, co będzie miało duże znaczenie dla jej funkcjonowania.
