Jak rozliczyć wynajem długoterminowy auta na firmę?

Przekonanie, że leasing jest dla przedsiębiorców a wynajem długoterminowy dla osób prywatnych, jest dość powszechne, ale nieprawdziwe. Najem długoterminowy auta służbowego jest możliwy, a ponoszone opłaty można rozliczyć w kosztach firmy. Są jednak pewne warunki. Sprawdź jakie.

Samochód dla działalności gospodarczej można sfinansować na różne sposoby: kupić go za gotówkę, na kredyt, wziąć w leasing albo wynajem długoterminowy. Ostatnie dwie opcje zdają się ze sobą konkurować i wiele osób nie widzi między nimi większej różnicy. Podobieństw jest wiele: płacąc miesięczne raty jeździ się samochodem, którego właścicielem pozostaje leasingodawca. Na Automarket.pl, w ramach tej opłaty w pakiecie Comfort zapewniona jest profesjonalna obsługa auta: przeglądy, naprawy, wymianę opon, samochód zastępczy oraz ubezpieczenie. Po stronie wynajmującego/leasingobiorcy pozostaje tankowanie. W obu przypadkach na koniec umowy trzeba podjąć decyzję: wykupić czy oddać samochód i podpisać kolejną umowę. Kolejnym podobieństwem jest możliwość księgowania leasingu i wynajmu auta w kosztach firmy. Jeśli jednak zajrzeć w szczegóły, widać różnice w kwestiach podatkowych.

Inne znaczące różnice między leasingiem i wynajmem długoterminowym auta to wysokość miesięcznych rat i cena samochodu przy wykupie.

Koszty wynajmu długoterminowego dla firm

Na koszt wynajmu długoterminowego składa się stała miesięczna rata. Są w niej ujęte wszystkie koszty: opłata na rzecz firmy, która wynajmuje samochód, ubezpieczenie, opcjonalnie też koszty serwisu, napraw, a nawet przechowywania zapasowego kompletu opon.
Dodatkowym kosztem, który będzie musiał ponieść wynajmujący, jest paliwo. Jest to jednak wydatek, który przy regularnej jeździe łatwo policzyć z wyprzedzeniem. To z kolei oznacza, że razem z miesięczną ratą koszty samochodu firmowego w najmie długoterminowym są przewidywalne. W przeciwieństwie do prywatnego samochodu nie wzrosną gwałtownie w przypadku awarii.

Co istotne, przy wynajmie długoterminowym auta nie trzeba ponosić opłaty na start. Można z niej zrezygnować i w zamian płacić nieco wyższe miesięczne raty.

Odliczenie VAT w wynajmie długoterminowym

To, ile procent wartości wydatków eksploatacyjnych związanych z wynajmem samochodu podatnik będzie mógł zaliczyć w koszty firmy, zależy od tego, czy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej, czy także prywatnych (w celach mieszanych).

• Jeśli samochód wykorzystywany jest w celach mieszanych, można zaliczyć w koszty 75 proc. wartości wydatków eksploatacyjnych związanych z jego wynajmem takich jak miesięczne raty.
• Jeśli samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów działalności gospodarczej, zostało to zgłoszone do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26 i prowadzona jest kilometrówka, wówczas można odliczyć 100 proc. podatku VAT z comiesięcznych faktur. Prawo pozwala także 100 proc. wartości wydatków eksploatacyjnych zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Jeśli pojazd ma masę powyżej 3,5 tony albo ze względu na swoją konstrukcję nie może być użyty do innych celów, niż prowadzenie działalności gospodarczej – obowiązują te same przepisy.

Wynajem długoterminowy a limit 150 tys. zł

Wynajmując auto, ma się prawo odliczenia wydatków z tytułu kosztów uzyskania przychodów. Podobnie jak w przypadku aut leasingowanych, przy wynajmie też obowiązują progi cenowe, do których możliwe jest odliczenie 100 proc. wydatków.

• Wynajmując auto, którego wartość nie przekracza 150 tys. zł (spalinowe lub hybrydowe) albo 225 tys. zł (elektryczne), do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć 100 proc. wysokości miesięcznych rat oraz opłaty wstępnej.
• Wynajmując auto, którego wartość jest większa, niż 150 tys. zł lub 225 tys. zł odliczenia dokonuje się proporcjonalnie do tych kwot. Czyli np. wynajmując auto spalinowe warte 300 tys. zł, można dokonać odliczenia na kwotę 150 tys. zł, a na drugą połowę tej kwoty już nie.

Podstawą do obliczeń jest wartość samochodu podana na umowie.

Na co zwracać uwagę przy rozliczaniu wynajmu długoterminowego?

Koszty ponoszone w związku z wynajmem długoterminowym auta można księgować bez względu na to, czy prowadzi się jednoosobową działalność gospodarczą, czy jest się w spółce.

Warto też zauważyć, że jeśli wynajmowany pojazd jest samochodem służbowym, wydatki, które są na niego ponoszone w związku z prowadzoną działalnością (np. na paliwo), również mogą być rozliczane jako koszty firmowe. Trzeba tylko pamiętać, aby faktura albo rachunek była wystawiana na dane firmy.

Jeszcze jedna ważna kwestia to rozliczanie zagranicznych wyjazdów służbowych. Decydując się na wynajem długoterminowy auta, należy sprawdzić, czy wynajmująca je firma umożliwia takie wyjazdy. W przypadku Automarket.pl taka możliwość istnieje, podróż należy tylko zgłosić maksymalnie 3 dni przed wyjazdem, aby otrzymać niezbędne dokumenty, jak choćby upoważnienie do prowadzenia wynajmowanego samochodu i zieloną kartę. Taką podróż służbową można wliczyć w koszty firmy, o ile spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 i art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).