Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Jego celem jest usprawnienie obiegu dokumentów, zwiększenie transparentności transakcji oraz uproszczenie procesów podatkowych.
Etapy wdrażania KSeF
KSeF został wprowadzony etapowo:
- 1 stycznia 2022 r.: Rozpoczęto dobrowolne korzystanie z systemu. Podatnicy mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane jako alternatywę dla tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych.
- 1 września 2023 r.: Wprowadzono nową strukturę logiczną FA(2), obowiązującą w trakcie fakultatywnego korzystania z KSeF.
- 1 lutego 2026 r.: Planowane jest wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF dla wszystkich podatników. Oznacza to, że od tego dnia wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF stanie się obligatoryjne.
Korzyści z korzystania z KSeF
Wprowadzenie KSeF niesie za sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców:
- Automatyzacja procesów: Integracja z systemami księgowymi pozwala na automatyczne wystawianie i odbieranie faktur, co redukuje ryzyko błędów i oszczędza czas.
- Bezpieczeństwo: Centralne przechowywanie faktur w KSeF zapewnia ich integralność i autentyczność, minimalizując ryzyko fałszerstw.
- Szybsze zwroty VAT: Korzystanie z e-Faktur może przyspieszyć procedurę zwrotu podatku VAT.
- Oszczędność kosztów: Eliminacja papierowych dokumentów zmniejsza koszty druku i archiwizacji.
Przygotowanie do obowiązkowego KSeF
Aby przygotować się do obowiązkowego korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r., przedsiębiorcy powinni:
- Zaktualizować systemy księgowe: Upewnić się, że oprogramowanie jest kompatybilne z KSeF i obsługuje nową strukturę logiczną FA(2).
- Przeszkolić personel: Zapewnić odpowiednie szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i odbieranie faktur.
- Zintegrować procesy biznesowe: Dostosować wewnętrzne procedury do nowych wymogów związanych z e-Fakturami.
- Skorzystać z okresu fakultatywnego: Wykorzystać czas do 1 lutego 2026 r. na testowanie i wdrożenie systemu w ramach dobrowolnego korzystania z KSeF.
Wsparcie dla przedsiębiorców
Przedsiębiorcy mogą skorzystać z usług profesjonalnych biur rachunkowych, które oferują wsparcie w zakresie wdrożenia i obsługi KSeF. A jak w tej sytuacji wygląda Księgowość w Rzeszowie ? Możesz tutaj skorzystać z pomocy profesjonalnego biura rachunkowego w Rzeszowie, które zapewnia kompleksową obsługę księgową, w tym pomoc w integracji z KSeF.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to kluczowy element digitalizacji procesów podatkowych w Polsce. Obowiązkowe korzystanie z KSeF od 1 lutego 2026 r. wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania, w tym aktualizacji systemów, szkoleń dla personelu oraz dostosowania procedur wewnętrznych. Warto skorzystać z okresu fakultatywnego, aby płynnie przejść do nowego systemu i w pełni wykorzystać jego zalety.
