Konferencja hybrydowa – jak przeprowadzić ją bez wtop?

Konferencja hybrydowa pozwala na połączenie uczestników offline i online. Wszystko to dzięki opcji live streaming, która umożliwia udział w wydarzeniu osobom, które przebywają z dala od miejsca przeprowadzania konferencji.

Konferencja hybrydowa – co to?

Konferencja hybrydowa jest połączeniem konferencji przeprowadzanej na żywo oraz wirtualnie. Jak to możliwe? Otóż, zazwyczaj dane wydarzenie jest przeprowadzane na żywo w sali lub pomieszczeniu. Znajdują się tam wszyscy prowadzący oraz część uczestników. Całość jest następnie emitowana na żywo jako live streaming za pośrednictwem ogólnodostępnej lub dedykowanej platformy wideo. Warto podkreślić, że to co odróżnia wydarzenia hybrydowe od zwykłych udostępnianych w sieci filmów jest to, że uczestnicy nie tylko oglądają live streaming, ale również biorą w nim aktywny udział. Konferencje hybrydowe angażują swoich odbiorców. Uczestnicy dodają reakcje i komentarze, głosują, i w inny sposób aktywnie uczestniczą w konferencji za pośrednictwem swojego smartfona, laptopa, tabletu, czy komputera. Mogą oni przekazywać informacje zwrotne w czasie rzeczywistym, a co najważniejsze ich głos jest traktowany na równi z głosem odbiorców biorących udział w konferencji na żywo.

Dlaczego warto organizować konferencję hybrydową?

Przeprowadzenie konferencji w formie hybrydowej niesie ze sobą liczne zalety. Jest to idealne wyjście, szczególnie w obecnych czasach, gdzie wciąż istnieją restrykcję związane z pandemią Covid-19. Taka forma konferencji jest obecnie o wiele bezpieczniejsza i praktyczniejsza niż konferencja przeprowadzana wyłącznie na żywo. A oprócz tego:

• jest to bardzo wygodna forma wydarzenia dla uczestników przebywających daleko od miejsca, w którym konferencja odbywa się na żywo. Nie muszą bowiem oni poświęcać czasu i pieniędzy na dojazdy, nocleg i wiele innych kwestii,
• hybrydowa forma konferencji i live streaming pozwala uczestnikom na udział w wydarzeniu z dowolnego miejsca na świecie,
• hybrydowa forma umożliwia zorganizowanie większego spotkania niż to, które odbywałoby się wyłącznie na żywo, ponieważ do live streaming może dołączyć ogromna liczba osób. Jest to istotne szczególnie przy obecnych limitach uczestników związanych z pandemią Covid-19,
• hybrydowa forma jest często tańsza dla organizatora wydarzenia,
• podczas konferencji hybrydowej istnieje opcja skorzystania z usług zdalnych tłumaczy symultanicznych,
• dzięki opcji archiwizacji zapisu przebiegu konferencji, można udostępnić go potem następnym odbiorcom.

Jak się do tego przygotować?

Do przeprowadzenia konferencji hybrydowej należy się odpowiednio przygotować. Przede wszystkim najpierw trzeba zadbać o wszelkie kwestie związane z zapleczem technicznym. Chodzi tu głównie o odpowiedniej jakości łącze internetowe. To właśnie od niego zależy sukces konferencji hybrydowej. Wielu uczestników takich wydarzeń skarży się, że słaba jakość Internetu skutecznie zmniejsza ich satysfakcję z udziału w wydarzeniu i zniechęca do aktywności. Oprócz Internetu równie ważny jest sprzęt – czyli mikrofon i kamera, aby wszystko było dobrze słychać i widać nie tylko dla odbiorców na żywo, ale również dla uczestników biorących udział w live streaming. Istotne jest także wybranie platformy do przeprowadzenia konferencji hybrydowej. Musi ona w pełni obsłużyć zdalną publiczność poprzez m.in. umożliwienie im przesyłania zdjęć i filmów czy użytkowania czatu na żywo.

Nawet jeśli mamy najlepszy sprzęt i połączenie internetowe to warto na czas konferencji zatrudnić do pomocy wsparcie w postaci osób z odpowiednimi kwalifikacjami. Ich zadaniem jest pomoc w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych problemów technicznych podczas wydarzenia.

Przed oficjalną konferencją warto zrobić przynajmniej ze dwie konferencje próbne z udziałem kliku uczestników na żywo i kliku online. Ma to na celu przetestowanie działania całego systemu. Pozwoli to na wyłapanie błędów i dopracowanie szczegółów wpływających na jakość i efektywność wydarzenia.