Niechęć do stosowania faktur elektronicznych wynika w dużej mierze z obawy przed nowymi przepisami. Czy słusznie należy bać się tych rozwiązań?
Zrównanie faktury elektronicznej z fakturą papierową nastąpiło już w 2005 roku mocą Rozporządzenia Ministra Finansów. Przyjęta w 2014 roku nowelizacja Ustawy o podatku od towarów i usług doprecyzowała zaś niejasności, dotyczące bezpiecznego stosowania efaktury. Wiele firm nadal chętniej korzysta jednak z tradycyjnej formy księgowości, niesłusznie obawiając się nowych rozwiązań. Obecnie obowiązujące przepisy szczegółowo określają bowiem zasady wystawiania, rozliczania i przechowywania faktur elektronicznych.
Zgodnie z art. 2 pkt 31 u.p.t.u. fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane określone ustawą i przepisami szczegółowymi. Ustawodawca wprost wskazał więc, że faktura online musi zawierać te same elementy, co wersja papierowa. Szczegółowo określa je art. 106e u.p.t.u., a są to m.in.:
W myśl przepisów podatnik zobowiązany jest określić sposób zapewnienia fakturze autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Autentyczność to pewność, co do tożsamości dostawcy towaru lub usługi albo wystawcy. Integralność zaś oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Cechy te podmiot może zapewnić fakturze przy pomocy dowolnych kontroli biznesowych.
W przypadku faktur elektronicznych możliwe jest natomiast zapewnienie autentyczności i integralności nie tylko przy wykorzystaniu kontroli biznesowych. Zachowane są one w szczególności w razie wykorzystania:
Wdrożenie i korzystanie z tego systemu ułatwia zaś przedsiębiorcom cały proces księgowy faktur online. Oferowane prze operatorów systemu EDI rozwiązania i udogodnienia, takie jak walidacja czy matching powodują na przykład, że efaktura edison.pl jest nie tylko sprawdzana pod względem rachunkowym i biznesowym, ale też zestawiana z dokumentami logistycznymi, co pozwala szybko wykryć ewentualne niezgodności.
W sposób tożsamy uregulowane zostały przez ustawodawcę zasady przechowywania faktur elektronicznych i faktur tradycyjnych. Zgodnie z art. 112 u.p.t.u. podatnicy zobowiązani są do przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat. Nie określony zostały przy tym sposób archiwizowania efaktur. Przyjmuje się zatem, że muszą być one przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe oraz tak, aby łatwo i bezzwłocznie udostępnić je właściwym organom podczas kontroli lub audytu.
Co istotne, przechowywanie faktur online jest dużo wygodniejsze i bardziej bezpieczne niż ich tradycyjnych odpowiedników. W praktyce odbywa się to głównie przy użyciu serwerów zewnętrznych. Wykorzystanie tzw. chmury i zastąpienie nią dziesiątek segregatorów powoduje, że faktury elektroniczne są lepiej zabezpieczone przed zniszczeniem lub zgubieniem. Dostęp do archiwizowanej e faktury posiadają zaś ściśle określone, uprawnione do tego osoby.
Konsekwencją zrównania efaktur z fakturami papierowymi jest również to, że do ich rozliczania stosuje się analogicznie zasady księgowości tradycyjnej. W formie elektronicznej wystawione mogą być zatem nie tylko faktury sprzedażowe, ale także:
Przedsiębiorcy, chcący korzystać z faktur online, powinni jedynie pamiętać, że ich stosowanie musi zostać zaakceptowane przez odbiorcę. Jako że ustawodawca nie określił w sposób szczególny jak powinna zostać ona wyrażona, przyjmuje się, że jest to brak wyraźnego sprzeciwu na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej.
