Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych - czy to dobry pomysł na usprawnienie pracy?

Czas to pieniądz, wiemy to nie od dzisiaj. Sprzęt, który nie działa to z kolei straty. Wychodząc od tego prostego równania, firmy coraz częściej rezygnują z kupowania drukarek czy skanerów i wybierają dzierżawę. Mniej problemów, więcej kontroli. Ale czy to się naprawdę opłaca? Sprawdźmy.

Co to właściwie znaczy dzierżawa urządzenia wielofunkcyjnego?

Czym jest dzierżawa kopiarki? Mówiąc najprościej, zamiast kupować urządzenie na własność, firma korzysta z niego na podstawie umowy dzierżawy, płacąc stałą miesięczną opłatę. To coś w rodzaju „wynajmu” — jak w przypadku leasingu samochodu. Dzięki temu nie trzeba angażować dużych środków na start, a w zamian zyskuje się dostęp do nowoczesnej technologii i pełnego wsparcia serwisowego.

Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych zazwyczaj obejmuje drukarki, skanery, kopiarki i faksy. Czyli wszystko, co w biurze potrzebne do codziennej pracy z dokumentami. Tego typu usługa dostępna jest często w ramach szerszej oferty, jaką zapewnia wypożyczalnia sprzętu biurowego.

Najważniejsze korzyści dzierżawy

Kupno nowoczesnego urządzenia wielofunkcyjnego potrafi nadwyrężyć firmowy budżet. Dzierżawa kserokopiarki eliminuje ten problem — zamiast wydawać kilkanaście tysięcy złotych jednorazowo, płacisz stałą miesięczną opłatę, łatwą do zaplanowania w budżecie.

Technologia się starzeje, ale dzierżawa pozwala na regularną wymianę urządzeń na nowsze modele. To oznacza, że nie zostajesz z przestarzałym sprzętem, który ledwo zipie, tylko korzystasz z rozwiązań dopasowanych do obecnych standardów pracy.

Wiele umów dzierżawy zawiera w sobie pełną obsługę serwisową. Masz problem z drukarką? Wystarczy jeden telefon lub kliknięcie w aplikację. Nie martwisz się o naprawy, części, a często nawet o materiały eksploatacyjne.

Wreszcie elastyczność. Potrzebujesz dwóch urządzeń w tym miesiącu, ale za pół roku może wystarczyć jedno? W ramach umów dzierżawy często możesz modyfikować ilość lub rodzaj sprzętu, dostosowując go do bieżących potrzeb zespołu.

Czy to się opłaca?

Na pierwszy rzut oka dzierżawa od Biuro Innowacje może wydawać się droższa niż zakup — przecież płacimy co miesiąc. Ale biorąc pod uwagę całkowity koszt posiadania, może się okazać, że to bardziej ekonomiczne rozwiązanie. Dlaczego? Bo w cenie mamy serwis, materiały, aktualizacje, a nawet szkolenie użytkowników.

Dla małych i średnich firm to często jedyny sposób, by korzystać z wysokiej klasy urządzeń, które w innym wypadku byłyby poza zasięgiem finansowym.

Zarządzanie drukiem z poziomu aplikacji? To możliwe!

Warto wspomnieć o nowoczesnych narzędziach wspierających zarządzanie urządzeniami biurowymi. Jednym z nich jest aplikacja eKONTAKT, która współpracuje z popularnymi programami księgowymi. Dzięki niej:

• liczniki urządzeń są automatycznie przechwytywane i wysyłane,
• zgłoszenia serwisowe i zamówienia materiałów można wysłać jednym kliknięciem,
• faktury wystawiają się automatycznie według ustalonych wzorców,
• można monitorować użytkowników, techników, harmonogramy i dane o umowach.

To rozwiązanie, które eliminuje biurowe „zapomniałem wysłać licznik” i pozwala skupić się na pracy zamiast na papierkowej robocie. Krótko mówiąc: pełna kontrola nad kosztami i stanem technicznym sprzętu.

Kiedy dzierżawa nie jest najlepszym pomysłem?

Choć dzierżawa urządzenia wielofunkcyjnego ma wiele zalet, nie każdej firmie będzie się opłacać. Jeśli Twoje potrzeby są bardzo małe (np. druk kilku stron tygodniowo), albo wolisz mieć pełną kontrolę nad sprzętem i nie przejmować się umowami, zakup może być lepszym rozwiązaniem.

Warto też pamiętać, że umowy dzierżawy są zobowiązaniem – na rok, 2, a czasem nawet 3 lata. Dlatego, zanim podpiszesz dokumenty, dokładnie przeanalizuj swoje potrzeby.