Co to jest e-Faktura?

Każdy przedsiębiorca dokonujący sprzedaży lub wykonujący usługę na rzecz klienta ma obowiązek wystawić fakturę. Standardowo wystawiana i przesyłana jest faktura w formie papierowej jednak w dobie cyfryzacji i automatyzacji coraz popularniejsza staje się e-Faktura.

Co to jest e-Faktura i co powinna zawierać?

Elektroniczne faktury są dokumentem sprzedaży, równorzędnym z tradycyjną fakturą sprzedażową, Jej zawartość została wskazana w ustawie o VAT. Dokument musi zawierać podstawowe dane identyfikujące go w postaci daty wystawienia oraz numeru. Ponadto powinny one określać specyfikę przedmiotu transakcji, cenę jednostkową netto, wartość, kwoty rabatów, sumę sprzedaży netto wraz z podziałem na stawki i kwotę należności ogółem, a także stawkę podatku VAT. W przypadku e-faktury wpisane muszą być również strony transakcji i ich adresy, dane do rozliczenia i numery NIP. Podobnie jak na fakturze papierowej, na fakturze elektronicznej musi się znaleźć podsumowanie, termin zapłaty należności i forma zapłaty. Co istotne, e-faktury należy wysyłać drogą elektroniczną, jeżeli zostanie zachowany warunek autentyczności oraz integralności treści,

Kiedy i dla kogo można wystawiać faktury elektroniczne?

E-faktura wystawiana najczęściej jest klientom indywidualnym i biznesowym przez operatorów mediów. Do tego celu można wykorzystywać dostępne w sieci programy, natomiast do ich odczytania potrzebna jest aplikacja do przeglądania dokumentów i weryfikacji ich podpisów. Z e-faktury bardzo często korzystają małe firmy, a także przedsiębiorstwa, które posiadają własne systemy informatyczne, umożliwiające obsługę wielu klientów i zapewniające automatyzację procesów biznesowych. Dla firm jest to znacznie wygodniejsze rozwiązanie od faktur papierowych, a także oszczędność papieru, co daje dodatkowe profity, jak możliwość dbania o środowisko. Warunkiem wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych jest uzyskanie akceptacji odbiorcy faktury. Kontrahent musi wcześniej otrzymać informację o takiej postaci dokumentu i wyrazić na niego zgodę. Jeżeli tego nie uczyni lub cofnie zgodę, wystawiający nie ma prawa stosować elektronicznej formy rozliczenia. Natomiast klient może wyrazić zgodę w formie pisemnej, ustnej lub elektronicznej.

Sposób przechowywania faktury elektronicznej

Przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania faktur i ich okazania w przypadku kontroli przez okres 8 lat. Dotyczy to także formy elektronicznej. W razie konieczności, w każdej chwili e-faktury muszą być archiwizowane na terenie kraju, a w przeciwnym wypadku należy poinformować Naczelnika Urzędu Skarbowego, a także Naczelnika Urzędu Celnego o miejscu przechowywania dokumentów. Faktury w formie elektronicznej można przechowywać na dyskach twardych i zewnętrznych. Jednak zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest korzystanie z przechowywania w chmurze. Ponadto można skorzystać z dedykowanych aplikacji, które umożliwiają wystawianie i wysyłanie faktury w formie elektronicznej, a także przechowują je przez okres 8 lat, np. eFaktura w DHL Parcel.

Czy warto korzystać z faktur elektronicznych?

Jedną z zalet faktur w formie elektronicznej jest fakt, iż nie wymaga ona bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wystawiający taki dokument zobowiązany jest do zadbania o jego autentyczność i integralność treści. Ponadto jest to rozwiązanie korzystne ze względów finansowych, ponieważ każda e-faktura generuje oszczędność kilku złotych. Nie ma także konieczności drukowania dokumentów, co jest również z korzyścią dla środowiska. Przesyłanie faktur elektronicznych zajmuje mniej czasu, nie ma obaw, że nie dotrze ona do adresata, a na dodatek można je wystawić w momencie transakcji, co znacząco skraca czas płatności. Dokumenty tego typu ułatwiają prowadzenie księgowości, ponieważ programy do wystawiania e-faktur są integralne z systemami księgowymi. Aplikacje takie, jak eFaktura w DHL Parcel to wygodny, szybki i oszczędny sposób na przesłanie dokumentu rozliczeniowego, który traktowany jest na równi z fakturami tradycyjnymi.