Czy duplikat faktury przedłuża termin jej płatności?

Do kiedy można wystawić duplikat faktury? Jak dobrze go wystawić? Czy kopia to znaczy to samo, co duplikat faktury? Te i wiele innych pytań stały się podstawą rosnącej fali popularności na fakturowanie online. Prosty program do faktur eliminuje wiele wątpliwości związanych z obowiązkiem prowadzenia dokumentacji księgowej. Sprawdź poradnik dotyczący duplikatu faktury, który stworzyliśmy także z myślą o osobach, które spotkała odmowa wystawienia duplikatu faktury.

Czym jest duplikat faktury?

Duplikatem faktury określa się dokument księgowy, który wystawia się na podstawie istniejącej wcześniej faktury. Zadaniem duplikatu jest odtworzenie informacji zawartych w oryginalnej fakturze, dlatego duplikat musi zawierać identyczne dane jak w pierwotnej wersji.

Kiedy wystawia się duplikat faktury?

Obowiązek księgowania i przechowywania dokumentów dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy mając świadomość wywiązywania się z obowiązków podatkowych i posiadania wymaganych dokumentów dbają o to, aby były one przechowywane ze starannością. Zdarza się jednak, że pojedyncza faktura VAT lub kilka faktur VAT się zgubi lub zniszczy. Sposobem na to jest wystąpienie o duplikat faktury, który ma takie samo znaczenie jak oryginał, ale musi być oznaczony jako “DUPLIKAT”.

Regulacje prawne duplikatu faktury VAT

Ponowne wystawienie faktury reguluje ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U.2021.0.685 t.j.), art. 106l ust. 1 ustawy o VAT:

“1. W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;

2) nabywca, o którym mowa w art. 106d faktury wystawiane przez nabywającego towary lub usługi od podatnika ust. 1 lub art. 106k nota korygująca ust. 1, wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;

3) podmiot, o którym mowa w art. 106c podmioty uprawnione do wystawiania faktur dla płatników podatku od dostawy, wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy lub dłużnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika

2. Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

3. Do faktur wystawionych ponownie przepisu art. 106g zasady wystawiania faktur ust. 4 nie stosuje się.”

Do kiedy można wystawić duplikat faktury?

Dokument, jakim jest duplikat faktury, to jedyny sposób na to, aby móc rozliczyć i udokumentować podatek VAT w przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału. Zasady wystawiania duplikatu określa Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur. Duplikat wystawia się w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię osoba sprzedająca. Wniosek o wystawienie duplikatu faktury musi zostać zatwierdzony zawsze, gdy nie upłynął termin przedawnienia VAT wynikający z faktury pierwotnej.

Czy wystawienie duplikatu zmienia termin zapłaty faktury?

Zagubienie lub zniszczenie dokumentu VAT wiąże się z problemami, które rozwiązuje jedynie duplikat faktury. Trzeba pamiętać, że o ile dane dotyczące towarów lub usług na duplikacie muszą być identyczne jak na dokumencie oryginalnym, to na duplikacje faktury VAT data wystawienia dokumentu będzie inna. Nie zmienia to jednak faktu, że wystawienie duplikatu nie zmienia terminu płatności. Jego przesunięcie jest jednak możliwe, ale tylko poza dokumentem.

Nowy termin może zostać uzgodniony między stronami np. na wniosek o wydłużenie terminu płatności. Sposób uregulowania nowego terminu można ustalić listownie lub drogą mailową.

Jak zaksięgować duplikat faktury?

Sposoby księgowania duplikatu faktury różnią się w zależności od sytuacji.

1. Księgowanie duplikatu faktury, gdy faktury żąda nabywca

W takiej sytuacji duplikat oryginalnego dokumentu można podpiąć pod fakturę pierwotną. Taki duplikat nie powoduje wtedy zmian w procesie księgowania u jednostki wystawiającej, jak i u nabywcy. Zaksięgowana wcześniej faktura ma już określoną datę. Duplikat jest tylko tego potwierdzeniem

2. Księgowanie duplikatu faktury, która nie dotarła do nabywcy

Konieczność zaksięgowania duplikatu faktury może się zdarzyć w przypadku, gdy dokument nie dotrze do nabywcy z powodu zagubienia lub uszkodzenia w transporcie. W takim przypadku duplikat powinien być księgowany jak oryginalna faktura.

3. Księgowanie duplikatu faktury, z powodu zagubienia

Jeśli dokument dotarł i został już zaksięgowany, ale zaginął po jego dostarczeniu, to miejsce zgubionej faktury zajmie duplikat faktury.

Proste fakturowanie online - komfortowe rozliczanie faktur

Najlepszym sposobem na uniknięcie zniszczenia lub zgubienia faktur VAT jest korzystanie z oprogramowania do faktur online, takiego jak Melpe, które w prosty sposób generuje faktury, a także dba o historię fakturowania. Prosty program do faktur to narzędzie, dzięki któremu wystawianie faktur jeszcze nigdy nie było tak szybkie i proste. Wystawianie wszystkich rodzajów dokumentów sprzedaży i zakupu bez tworzenia słownika towarów to idealny sposób, aby mieć kontrolę nad fakturami bez tracenia czasu na zbędne czynności.

Co więcej, prosty program do faktur funkcjonujący również w formie wygodnej aplikacji online to sposób na to, aby móc zaoszczędzić koszty prowadzenia działalności.