Wgląd do dokumentacji szkolnej ucznia tylko dla uprawnionych osób

Dane osobowe uczniów i rodziców powinny być udostępniane do wglądu na każde żądanie rodziców (również jeśli są gromadzone w formie uwag i notatek, np. z obserwacji). Warto zadbać o ich jakość oraz opracować zasady ich udostępniania (miejsce, termin), z którymi rodzice powinni być zapoznani.

Nieobecność dyrektora lub specjalisty, np. spowodowana chorobą, może być wskazaniem do wyznaczenia innego dogodnego terminu, ale nie może ograniczać prawa wglądu rodziców do dokumentacji. Informacje dotyczące dziecka podlegają przy tym ochronie przed udostępnianiem ich rodzicom innych dzieci, a także osobom, których udziału w działaniach na rzecz dziecka nie uzasadniają obowiązki lub realizacja uprawnień wynikających z przepisów. Niedopuszczalne jest rozmawianie z rodzicami o problemach innych uczniów. Również udostępniając dane zawarte w dokumentacji, należy sporządzić z niej wypis zawierający informacje dotyczące wyłącznie konkretnego dziecka, np. informacje o ocenach, frekwencji, zachowaniu.

W zakresie udzielania adekwatnego do potrzeb wsparcia szkoła jest obowiązana do współpracy z wieloma instytucjami, np.:

• poradnią psychologiczno-pedagogiczną,
• policją,
• kuratorami sądowymi,

i przekazywania im informacji o uczniach. Zazwyczaj obowiązek ten wypełnia dyrektor lub szkolny pedagog. Bywa, że informacje, o które zwracają się przedstawiciele różnych instytucji, są na tyle szczegółowe (bieżąca frekwencja, zachowanie na lekcjach, aktualne oceny i postępy w nauce, kontakt rodziców ze szkołą), że do spotkania należy się przygotować i zebrać aktualne informacje.

Zdarza się również, że instytucje zasięgają informacji telefonicznie lub proszą o przesłanie informacji faksem. Taki sposób kontaktu uniemożliwia zweryfikowanie uprawnienia rozmówcy, nie zawsze pozwala na swobodną rozmowę czy dostęp do niezbędnej dokumentacji lub wręcz umożliwia dostęp do informacji o uczniu osobom nieuprawnionym. Warto wypracować w szkole wewnętrzne procedury i zasady wzajemnych kontaktów z instytucjami działającymi na rzecz dziecka i rodziny.

Autor: Marzenna Czarnocka, ekspertka portalu ePedagogika.pl