Co warto wiedzieć o elektronicznym obiegu dokumentacji?

Współczesne firmy robią wszystko, aby znacznie przyspieszyć przepływ informacji. Jest to niezwykle ważne, aby wszystkie pozostałe działania przedsiębiorstwa zostały realnie usprawnione. Jak pokazuje doświadczenie, papierkowa robota negatywnie wpływa na obieg dokumentów, zwiększa ryzyko błędu ludzkiego, a przy okazji angażuje zbyt dużo rąk do pracy. Forma elektroniczna oszczędza pieniądze, czas, a przy okazji skraca wszelkie etapy obiegu dokumentacji. Sprawdź, z czym wiąże się elektroniczny obieg dokumentów!

Elektroniczny obieg dokumentów w wielu firmach staje się standardem. Zważywszy na współczesne możliwości oraz wszechobecny Internet, jest to proces nieunikniony. Można w ten sposób zapanować nad ogromną ilością dokumentów, których stosy rosną z dnia na dzień. Nie da się ukryć, że cyfrowe przetwarzanie dokumentacji oraz digitalizacja jest przyszłością.

Obieg dokumentów — czym jest?

Obieg dokumentacji to nic innego, jak przetwarzanie danych w ramach pewnej instytucji czy organizacji. W ten sposób można osiągnąć kontrolowany i strukturalny przepływ między działami lub konkretnymi osobami. Celem obiegu dokumentacji jest wykonanie ściśle określonych procesów. Efektem tego jest płynny przepływ informacji, zagwarantowanie dokładności i poprawności danych, zwiększenia efektywności, odpowiedniej autoryzacji i uwierzytelniania oraz kontroli nad ważnymi i mniej ważnymi dokumentami. 

Jakie korzyści płyną z elektronicznego obiegu dokumentów?

Obieg dokumentów to nie jest proces, który powstał w celu utrudnienia pracy, a jej przyspieszenia i zwiększenia efektywności. Jeśli w firmie zostanie wprowadzony elektroniczny obieg dokumentacji, z pewnością zauważone zostaną pewne korzyści z tym związane. Chodzi tutaj o:

• łatwy dostęp i wyszukiwanie — dokumenty przechowywane w formie cyfrowej pozwalają na szybki dostęp niezależnie od czasu i miejsca;
• poprawę wydajności i efektywności — powiadomienia, przypomnienia, automatyzacja niektórych procesów, integracja systemów oraz śledzenie postępów;
• równoważność środowiskową — elektroniczny obieg pozytywnie wpływa na środowisko naturalne i redukcję zużycia papieru;
• oszczędność miejsca oraz realną redukcję kosztów — przy elektronicznym obiegu nie ma potrzeby magazynowania papieru, to wpływa pozytywnie na wolne miejsce w magazynach i biurach;
• zwiększenie bezpieczeństwa i kontroli.

Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie — jak tego dokonać?

Do usprawnienia obiegu dokumentacji niezbędne są specjalne systemy elektroniczne, które zaprojektowane zostały tak, by skutecznie zarządzać dokumentami. Programy ułatwiają śledzenie i wyszukiwanie, przechowywanie, udostępnianie i organizowanie dokumentów. Bardzo popularne są moduły CRM, które sprawdzają się podczas zarządzania dokumentami finansowymi. 

Niektóre programy dają możliwość komunikowania się w taki sposób, by łatwo przesyłać informacje o zamówieniach, fakturach, a także zgłaszać reklamacje czy wysyłać ważne powiadomienia. Z pewnością są to elastyczne, a przy okazji profesjonalne narzędzia, które ułatwiają funkcjonowanie w przedsiębiorstwie.