Jeszcze kilkanaście lat temu większość firm działających w Polsce posiadała dział księgowości, który zajmował się prowadzeniem rachunkowości. Kiedy okazało się, że utrzymywanie księgowych jest kosztowne, zaczęto korzystać z usług zewnętrznych biur rachunkowych. Obecnie w dobie cyfryzacji, rosnącą popularnością cieszy się księgowość online.
Współpraca z tradycyjnym, stacjonarnym biurem rachunkowych polega na fizycznym dostarczaniu przez przedsiębiorcę faktur i dokumentów firmowych. W związku z tym, że wykonywanie tego rodzaju czynności jest czasochłonne i niewygodne, w ostatnim czasie coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na współpracę z biurami rachunkowymi prowadzącymi księgowość online. Korzystanie z tego rodzaju usług pozwala zredukować ilość papierowych dokumentów i znacząco usprawnić ich obieg.
Narzędziem umożliwiającym wirtualną współpracę z biurem rachunkowym jest nowoczesna wielofunkcyjna platforma informatyczna. Charakterystyczną cechą profesjonalnego i innowacyjnego oprogramowania jest czytelny, intuicyjny interfejs użytkownika, którego obsługa nie nastręcza żadnych trudności. Nowoczesne platformy oferują użytkownikom znacznie więcej możliwości niż tradycyjny program do fakturowania. Integracja z innymi programami księgowymi, a także usługami zewnętrznymi pozwala na zdalne przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej pomiędzy firmą, biurem rachunkowym, a instytucjami publicznymi oraz bankami.
Co ważne, wszystkie dokumenty przechowywane są na zewnętrznych serwerach w formie cyfrowej. Pozwala to zrezygnować z tradycyjnego papierowego archiwum. Cyfrowa archiwizacja zapewnia bezpieczeństwo danych i ułatwia dostęp do dokumentów księgowych.
Zasada działania tego rodzaju oprogramowania jest niezwykle prosta. Wystawiona faktura jest przesyłana do biura rachunkowego w postaci skanu, zdjęcia lub innego pliku komputerowego. Nowoczesny system samoczynnie odczytuje informacje znajdujące się na dokumencie, a także wskazuje błędy i duplikaty. Po odczytaniu dokumenty trafiają do programu księgowego, wykorzystywanego w biurze rachunkowym. Dzięki tej funkcjonalności osoby tam zatrudnione nie muszą wprowadzać dokumentów w sposób ręczny, co skraca czas potrzebny na obsługę klienta. Korzystanie z takiego oprogramowania jest korzystne zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych, ponieważ pozwala znacząco zwiększyć wydajność pracy i ograniczyć ilość występujących błędów.
Nowoczesny program do fakturowania i księgowości może być obsługiwany za pomocą komputera lub smartfona. Dzięki temu przedsiębiorca może na bieżąco śledzić finanse własnej firmy. Modułowa konstrukcja platformy pozwala korzystać wyłącznie z tych funkcjonalności, które są niezbędne do prowadzenia rozliczeń księgowych. Oznacza to, że użytkownik płaci jedynie za wybrane przez siebie usługi, co obniża koszty działania firmy. Warto podkreślić, że firmy i biura rachunkowe korzystające oprogramowania do prowadzenia księgowości online zyskują również dostęp do centrum pomocy zdalnej, które udziela wsparcia technicznego i merytorycznego przez całą dobę.
Jedna z funkcjonalności oprogramowania pozwala na dowolną konfigurację obiegu faktur. Zarejestrowany przez sprzedawcę dokument może trafić bezpośrednio do kierownika, gdzie zostanie opisany, a następnie do specjalisty finansowego. W przypadku jego akceptacji przekazywany będzie dalej do księgowania. Ustalenie precyzyjnej drogi obiegu dokumentów pozwala uniknąć chaosu komunikacyjnego i wpływa na usprawnienie procesów biznesowych.
Rozbudowane programy do księgowości mogą być także wyposażone w moduł ułatwiający prowadzenie rozliczeń z kontrahentami. Dzięki niemu możliwe jest monitorowanie zobowiązań i terminowe opłacanie faktur. Moduł kasa pozwala tworzyć dokumenty KP, KW oraz raporty kasowe. Przedsiębiorca, który wykupi odpowiedni pakiet, zyskuje także dostęp do modułu kadrowego umożliwiającego tworzenie elektronicznych teczek dotyczących wszystkich zatrudnionych pracowników. Stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów kadrowych to znakomite rozwiązanie, z którego korzysta coraz więcej firm. Dane zapisane w postaci cyfrowej są zaszyfrowane i umieszczone na zewnętrznych serwerach, co sprawia, że są w pełni bezpieczne. Korzystanie z elektronicznych teczek pozwala uporządkować i usystematyzować posiadają dokumentację kadrową i zebrać posiadane wnioski oraz zaświadczenia w jednym miejscu.
