Wsparcie w obowiązkach podczas pracy jest mile widziane przez każdego pracownika, szczególnie gdy skraca czas przeznaczony na poszczególne procesy. W ostatnim czasie dużym uznaniem cieszą się programy dla działów księgowo-finansowych. Dla wielu, oprogramowanie do fakturowania jest nieodłączną częścią pracy. A szybki rozwój branży informatycznej pozwala rozszerzać je o kolejne funkcje. Jeśli aktualny soft nie spełnia stawianych mu oczekiwań, pora na zmianę. Czym kierować się podczas szukania?
Co jakiś czas na rynku oprogramowania pojawiają się nowe aplikacje. Twórcy wznoszą się na wyżyny kreatywności w projektowaniu wyglądu i funkcjonalności, gdyż głównym celem jest dostarczenie klientom praktycznych i przejrzystych narzędzi, zaspokajających zakładane potrzeby. Rozwój przedsiębiorstwa determinuje zapotrzebowanie na uniwersalne aplikacje, kompleksowo wspierające poszczególne działy i oddziały. A z perspektywy konsumenta, każda nowa funkcja, obsługująca kolejne zagadnienie, stanowi wartość dodaną. Ostatecznie to właściciel podejmuje strategiczną decyzję, czy przystosować swoją firmę do zmian w gospodarce i wykorzystać zasoby do produktywnej i oszczędnej realizacji celów. Najczęściej pomijanym w tych decyzjach i zapominanym przez przedsiębiorców, jest stanowisko związane z wystawieniem faktur. Pracownicy tych resortów doposażani są jako ostatni, a trzeba pamiętać, że dzięki większej wydajności ich pracy, osiąga się wyższą sprzedaż. Uzyskanie lepszej skuteczności jest możliwe, dzięki dobraniu precyzyjnych narzędzi, zapewniających szeroki dostęp do informacji, niezależnie od ilości stanowisk. Kluczowym elementem dla tak zintegrowanej pracy zatrudnionych osób jest wspólna baza. Ważne przy tym jest bezpieczeństwo i kontrola nad przepływającą w firmie dokumentacją. Dlatego inwestycja w godny zaufania program do fakturowania, działający zgodnie z przyjętymi standardami, to niezawodna ochrona danych. Dodatkowym atutem jest uruchomienie go jednocześnie na komputerach macOS, Windows czy Linux. Dobrą propozycją dla przedsiębiorców, którzy cenią sobie wygodę pracy na wielu systemach w ramach jednej licencji jest aplikacja FakturaLight. Specjaliści z firmy Complay zapewniają, że przetwarzanie danych (w tym połączenie z bazą danych) realizowane jest w szyfrowanym połączeniu, dzięki czemu program spełnia wszelkie wymogi bezpieczeństwa.
Informacje do ustalenia wysokości podatku, jakie przedsiębiorstwo musi przechowywać zależy od rodzaju działalności. Co prawda przepisy narzucają zakres danych, ale różnorodność sprzedawanych towarów i usług nie pozwala w jednoznaczny i dokładny sposób ich sprecyzować. Czy w związku z tym jest możliwe zaprojektowanie uniwersalnego programu do fakturowania dla wszystkich branż? Czy oczekując prostego w obsłudze programu, trzeba się spodziewać rozbudowanego systemu?
Pan Paweł, prezes Complay, mówi:
"W dzisiejszych czasach, kiedy korzystanie z oprogramowania jest niemal koniecznością, producenci nie mają łatwego zadania. Już na etapie specyfikacji systemu FakturaLight okazało się, że nie wystarczy stworzyć kod w oparciu o ustawę o Vat. W projektowaniu interakcji człowieka z komputerem, pod uwagę należało wziąć możliwości sprzętowe, wielkość bazy, wymagania dla poszczególnych branż, a co najważniejsze przyzwyczajenia i dobre praktyki księgowych i przedsiębiorców. Celem było stworzenie prostego, ale funkcjonalnego programu i... udało się. A potwierdzeniem tego jest feedback od klientów ."
Każdy producent oprogramowania sprzedażowego, jest świadomy, że potrzeby końcowego użytkownika są zróżnicowane, szczególnie przedsiębiorstw. Mimo tak odmiennych oczekiwań, jest możliwe stworzenie softu dostosowanego do profilu dowolnej firmy, a jednocześnie dającego się "oswoić" każdemu pracownikowi.Jednak przed systematycznym korzystaniem, konieczne jest przeprowadzeniekonfiguracji, gdzie w większości należy:
wskazać czy użytkownik jest czynnym podatnikiem podatku Vat, czy zwolnionym
w razie zwolnienia z podatku od towarów i usług, podać podstawę prawną
ustalić dokładność cen i jednostek
wybrać sposób dostarczania dokumentów (wysyłka mailowa lub przekazanie wydrukowanego egzemplarza)
zdefiniować adnotacje, takie jak metoda kasowa, odwrotne obciążenie, właściwa marża
wybrać język sporządzania dokumentów
określić domyślny typ ceny na poszczególnych dokumentach.
Właściwa organizacja oprogramowania pozwoli uniknąć błędów i cieszyć się pracą.
Czego spodziewać się, przeznaczając niemały budżet na oprogramowanie do fakturowania? W pierwszej kolejności zwrócić uwagę, czy program posiada istotne cechy funkcjonalności i użyteczności. Następnym elementem jest łatwość obsługi poszczególnych funkcji i optymalizacja czasu na podstawowe formalności. Powinna to być aplikacja, po uruchomieniu której, ma się wrażenie, że jest stworzona pod własne myśli. W rezultacie praca będzie polegać na płynnym, w zasadzie samoistnym operowaniu kolejnymimodułami, bez podejmowania skomplikowanych kroków. Aby wszystko współgrało ze sobą, proces ten powinien przebiegać podświadomie, w postaci nagłego przebłysku myślowego, w którym natychmiast dostrzega się rozwiązanie problemu lub odpowiedź na nurtujące pytanie.Dla osób o wyższych wymaganiach, równie ważna jak łatwość nauki, powinna być atrakcyjność wizualna.
Na zakup programu do fakturowania trzeba jednorazowo przeznaczyć od 100 do 700zł. Chyba, że zdecydujemy się na droższe, ale rozłożone w ratach abonamenty roczne. To rozwiązanie jest korzystniejsze, bo dzięki temu mamy pewność, że program nie zostanie porzucony i będzie przez cały czas użytkowania zgodny z najnowszymi przepisami. A w tej kwestii przedsiębiorcy prowadzący swoją ksiegowość na iMac'ach czy macBook'ach nie mają zbyt dużego wyboru, zwłaszcza podczas generowanie plików JPK na macOS. Nie wspominając już o wsparciu technicznym i zdalnej pomocy w razie problemów z wdrożeniem i dostosowaniem. Warto jednak wybrać rozważnie, by po jakimś czasie nie okazało się, że potrzebujemy "czegoś" więcej i musimy wprowadzać jeszcze raz, te same dane w nowym oprogramowaniu.
