Czy faktura VAT powinna być zawsze podpisana?

Czy faktura VAT powinna być zawsze podpisana? To pytanie w przypadku wielu przedsiębiorców wzbudza niepewność - czy wystawiane przez nich dokumenty są akceptowane na mocy prawa, czy też są po prostu nieważne.

Faktura bez podpisu uznawana jest za wystawioną prawidłowo, o ile zawiera ona ogół elementów wymaganych w przepisach rozporządzenia.

Informacje, które dotyczą danych, jakie muszą koniecznie znaleźć się na wystawionej przez sprzedawcę fakturze znaleźć można w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawach zwrotu podatku wybranych podatników, wystawienia faktury, sposobu jej przechowywania, a także listy usług, jak i towarów, do których nie mają żadnego zastosowania zwolnienia od podatku od usług i towarów. Przepisy nie zabraniają także zamieszczenia również innych, dodatkowych elementów.

Trzeba jednakże zwrócić uwagę na fakt, że w niektórych przypadkach ustawodawca wymaga akceptacji w formie podpisu na dokumencie potwierdzającym konkretną transakcję (fakturę VAT). Takim potwierdzeniem może być własnoręczny podpis złożony na dokumencie.

Do takich szczególnych dokumentów, w przypadku których ustawodawca będzie wymagał zaakceptowania dokumentu, który potwierdza konkretną transakcję, można zaliczyć :

• fakturę RR,
• notę korygującą,
• fakturę korygującą.

Co musi zawierać faktura?

• numer nadany w ramach kilku, albo jednej serii, który będzie jednoznacznie identyfikował fakturę,
• datę wystawienia,
• numer przy pomocy którego podatnik będzie identyfikowany na potrzeby podatku,
• imiona, jak i nazwiska, albo nazwy nabywcy i podatnika towarów, lub usług, a także ich aktualne adresy,
• numer, przy pomocy którego nabywca usług, albo towarów będzie identyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymuje on usługi, lub towary,
• rodzaj (nazwę) usługi, lub towaru,
• ilość i miarę dostarczonych towarów, albo też zakres wykonanych usług,
• datę zakończenia, albo dokonania dostawy towarów, lub też wykonania usługi, albo datę otrzymania opłaty, o ile taka data zostanie określona i będzie się różnić od daty wystawienia faktury,
• kwoty wszelakich obniżek, albo opustów cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie uwzględniono ich w jednostkowej cenie netto,
• stawkę podatku,
• ceny jednostkowe usług, albo towarów bez uwzględnienia kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• sumę wartości wszystkich sprzedaży netto, z uwzględnieniem podziału na sprzedaż zwolnioną z podatku i objętą wyszczególnionymi stawkami podatku,
• ogółem należną kwotę,
• kwotę podatku od sumy wartości wszystkich sprzedaży netto, z uwzględnieniem podziału na kwoty, które dotyczyć będą wybranych stawek podatku,
• wartość wszystkich wykonanych usług, albo dostarczonych towarów, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto).

Poza tym trzeba mieć na uwadze, że faktury (również faktury korygujące) powinno się wystawiać w co najmniej dwóch takich samych egzemplarzach. Oryginał musi otrzymać nabywca, a kopię zatrzymuje dla siebie sprzedawca.

Faktura z podpisem kontra brak podpisu na fakturze - różnice

Pomimo tego, że faktury z podpisem od faktury bez podpisu w zasadzie niczym się nie różnią, w praktyce wygląda to zupełnie inaczej.

Podsumowując powyższe warto zauważyć, że przepisy prawa nie wymagają, ażeby podatnik musiał podpisać obowiązkowo fakturę, czy też postawić na niej swoją pieczątkę. Jeżeli faktura zawiera powyżej wymienione elementy, stanie się podstawą do czynności księgowych, jak i podatkowych.

Nierzadko przedsiębiorcy, którzy chcą zwiększyć swoje bezpieczeństwo i uwiarygodnić fakturę - podpisują ją. Jest to przydatne w sytuacji, kiedy z powodów nieuregulowanych należności wystawca zwróci się o pomoc do sądu. Często w takich przypadkach Sąd wydaje nakaz zapłaty. Dokument bez podpisu nie będzie stanowił w sprawie sądowej bezspornego dowodu.

Porady dla przedsiębiorców dostarczył portal Faktury.pl oferujący usługę wystawiania faktur online.