Oświadczenia i wnioski związane z opieką nad dzieckiem - gdzie je przechowywać?

Czy oświadczenie pracownika dotyczące wykorzystania 2 dni opieki nad dzieckiem do 14 roku życia (art. 188 Kodeksu pracy) powinno znajdować się w części B akt osobowych, czy pod ewidencją czasu pracy?

Oświadczenie pracownika o zamiarze korzystania z dni opieki na dziecko należy przechowywać w części B akt osobowych.

Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych pracownika oraz pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe składają się z 4 części.

Oświadczenie pracownika-rodzica – w aktach osobowych

W nowym rozporządzeniu dotyczącym dokumentacji pracowniczej ustawodawca wskazano, iż w części B akt osobowych przechowuje się m.in. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, wymienionych w art. 189¹ Kodeksu pracy. Jednym z tych uprawnień jest zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, przysługujące pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat.

Oświadczenie pracownika o zamiarze korzystania ze zwolnienia od pracy na opiekę na dziecko należy zatem przechowywać w części B akt osobowych.

Wnioski o zwolnienia wraz z ewidencją

Natomiast same wnioski o udzielenie zwolnienia na opiekę nad dzieckiem nie powinny być przechowywane w aktach osobowych. Wnioski te stanowią część dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy i należy je przechowywać oddzielnie lub załączyć do ewidencji czasu pracy, w której odnotowuje się m.in. urlopy oraz zwolnienia od pracy.

Podstawa prawna:

• art. 94 pkt 9a, art. 188 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.),
• § 3 i § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Katarzyna Pietruszyńska
Specjalista z zakresu prawa pracy
Ekspert PortalKadrowy.pl